Mencatat uang masuk dan keluar tanpa mengerti pembukuan
Pembukuan usaha kecil tidak menuntut ilmu akuntansi. Yang dibutuhkan cuma satu kebiasaan: mencatat begitu uang berpindah. Panduan ini menjelaskan cara sesederhana itu tetap menghasilkan laporan yang bisa dipercaya.
Uang masuk dan uang keluar
Hanya ada dua arah. Uang masuk, dan uang keluar. Tidak ada debit, tidak ada kredit, tidak ada jurnal, dan tidak ada yang perlu seimbang di kolom mana pun.
Tiap catatan berisi empat hal: tanggal, arah, jumlah, dan kategori. Catatan singkat boleh ditambahkan kalau Kakak mau mengingat konteksnya.
Kategorinya
Kategori bukan pilihan bebas, dan itu disengaja: daftar tertutup membuat laporan bisa dijumlahkan. Yang paling sering dipakai ada empat.
- Belanja bahan
- Setiap pembelian bahan baku. Ia tidak ikut mengurangi perkiraan laba bersih, karena sudah terhitung lewat modal produk yang terjual.
- Operasional
- Pengeluaran harian yang bukan bahan: kantong plastik cadangan, ongkos parkir belanja, pulsa.
- Ambil untuk pribadi
- Uang yang Kakak ambil dari kas untuk keperluan sendiri. Ia mengurangi kas, bukan laba.
- Tambah modal
- Uang pribadi yang Kakak masukkan ke usaha. Kebalikan dari yang di atas.
Kategori "Belanja bahan", "Operasional", "Ambil untuk pribadi", dan "Tambah modal" adalah empat dari sepuluh yang tersedia. Sisanya muncul di pilihan saat Kakak mencatat.
Yang tercatat sendiri
Pembayaran yang Kakak konfirmasi langsung menulis catatan uang masuk dengan kategori "Penjualan". Kakak tidak perlu mencatatnya lagi — dan memang tidak boleh, karena akan terhitung dua kali.
Catatan yang lahir dari pembayaran ditandai dan tidak dapat disunting atau dihapus dari buku uang.
Kenapa catatan itu terkunci
Catatan itu bayangan dari sebuah pesanan. Kalau ia bisa disunting sendiri, buku uang dan daftar pesanan akan menyebut dua angka yang berbeda untuk kejadian yang sama — dan tidak ada cara mengetahui yang mana yang benar.
Kalau ada yang salah, yang diperbaiki adalah pembayarannya, bukan bayangannya. Buku uang menyusul sendiri.
Kebiasaan yang cukup
- Catat begitu uang berpindah, bukan di akhir bulan. Yang dicatat belakangan selalu ada yang hilang.
- Simpan struk belanja bahan sampai tercatat, lalu buang.
- Sekali seminggu, cocokkan saldo kas di aplikasi dengan uang yang benar-benar ada.
- Kalau lupa satu hari, catat perkiraannya dan beri catatan bahwa itu perkiraan. Kosong lebih buruk.